Аутсорсинг персоналу та податки: облік витрат, ПДВ і ризики для замовника

Головна зміна: зарплатні податки сплачує не замовник

Коли компанія бере персонал на аутсорсинг або аутстафінг, роботодавцем працівників залишається підрядник. Саме він укладає трудові договори, нараховує зарплату, утримує й перераховує податки та подає звітність. Замовник купує послугу й оплачує рахунок за договором. Звідси й основні податкові наслідки — і переваги, і зони ризику.

Важливе застереження: цей матеріал — загальний огляд норм Податкового кодексу станом на 17.10.2026, а не податкова консультація. Конкретну схему обліку погоджуйте зі своїм бухгалтером або податковим консультантом.

Хто що сплачує

Підрядник як роботодавець нараховує й сплачує з доходів працівників:

• ПДФО — 18% (п. 167.1 ст. 167 Податкового кодексу);
• військовий збір — 5% (пп. 1.3 п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX Податкового кодексу);
• єдиний соціальний внесок — 22% понад зарплату (Закон «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування»).

Ці платежі закладені у вартість послуги, тому замовник «бачить» їх у ціні, але не є податковим агентом щодо працівників підрядника й не подає за них звітність.

Закон «Про зайнятість населення» (ст. 39) прямо вимагає від суб'єктів, які наймають працівників для виконання роботи в іншого роботодавця, нараховувати й сплачувати за них ЄСВ і платити зарплату не нижчу за мінімальну та за ту, яку отримує працівник замовника за таку саму роботу. Тож вимагайте від підрядника підтвердження, що ці обов'язки виконуються.

ПДВ на послугу з надання персоналу

• Ставка. Якщо підрядник є платником ПДВ, послуга оподатковується за основною ставкою 20% (пп. «а» п. 193.1 ст. 193 ПКУ).
• Обов'язкова реєстрація. Особа, у якої обсяг оподатковуваних операцій за останні 12 календарних місяців сукупно перевищив 1 000 000 грн (без ПДВ), зобов'язана зареєструватися платником ПДВ (п. 181.1 ст. 181 ПКУ). Для підрядника з масштабним персоналом це, як правило, означає, що ПДВ у рахунку буде.
• Податковий кредит замовника. Право на податковий кредит виникає, якщо операція реальна й використовується у господарській діяльності, а сума ПДВ підтверджена податковою накладною, зареєстрованою в Єдиному реєстрі податкових накладних (п. 198.6 ст. 198 ПКУ). Немає зареєстрованої накладної — немає кредиту.
• Якщо підрядник — неплатник ПДВ. Тоді в ціні немає ПДВ, і кредиту теж немає. Порівнюйте пропозиції з урахуванням вашого власного статусу платника ПДВ.

Окремо Податковий кодекс згадує надання персоналу, «у тому числі якщо персонал працює за місцем здійснення діяльності покупця», у правилах про місце постачання послуг (пп. «г» п. 186.3 ст. 186). Ця норма важлива переважно для транскордонних договорів — наприклад, якщо персонал надає іноземна компанія.

Облік витрат на аутсорсинг

Для платників податку на прибуток об'єкт оподаткування визначається від фінансового результату до оподаткування за бухгалтерським обліком з коригуваннями, передбаченими ПКУ. Витрати на послуги з надання персоналу, що використовуються в господарській діяльності, відображаються у складі витрат на підставі первинних документів. Що варто мати в справі:

• договір із чітким предметом: яка послуга, на якому об'єкті, як визначається обсяг і ціна;
• щомісячні акти наданих послуг із розшифровкою (кількість працівників, години чи зміни, ставки);
• табелі або інші документи, які підтверджують фактичну роботу персоналу;
• рахунки й зареєстровані податкові накладні (для ПДВ).

Чим краще документи відображають реальний зміст операції, тим простіше захистити і витрати, і податковий кредит під час перевірки.

Ризики, про які варто знати заздалегідь

Реальність операції. У податкових спорах щодо аутстафінгу контролери нерідко перевіряють, чи послуга справді надавалася: чи є працівники в штаті підрядника, чи збігаються обсяги з табелями, чи не «перекинули» власний штат замовника формально на іншу компанію. Детальніше про оформлення переведення штату — у матеріалі про аутстафінг без юридичних ризиків.

Обмеження ст. 39 Закону «Про зайнятість населення». Закон забороняє направляти працівників до роботодавця, який протягом року скоротив чисельність (штат), не дотримав нормативу чисельності працівників основних професій або залучає їх до робіт у шкідливих, небезпечних і важких умовах, а також до робіт за основними професіями технологічного процесу основного виробництва. Ці умови варто проаналізувати з юристом до підписання договору.

Ознаки трудових відносин. Якщо замовник фактично керує працівниками як власними (накази, дисциплінарні стягнення, виплати напряму), це може стати аргументом для перекваліфікації. Розмежуйте управлінські функції в договорі.

Чекліст для бухгалтера перед підписанням

1. Перевірте статус підрядника: реєстрація, платник ПДВ чи ні, відсутність податкового боргу.
2. Узгодьте формат актів і додатків до них.
3. Пропишіть у договорі обов'язок підрядника реєструвати податкові накладні вчасно.
4. Передбачте право запитувати підтвердження сплати зарплати й ЄСВ.
5. Узгодьте з юристом відповідність ст. 39 Закону «Про зайнятість населення».

Що ще обов'язково має бути в договорі, читайте в матеріалі про договір аутсорсингу персоналу, а порівняння моделей — у статті «Аутсорсинг, аутстафінг чи лізинг персоналу».

Як це організовує ASHA Ukraine

ASHA Ukraine надає аутсорсинг персоналу та аутстафінг з прозорою структурою: договір, щомісячні акти з розшифровкою та документи, які потрібні вашій бухгалтерії. Конкретні податкові наслідки для вашої компанії ми рекомендуємо підтвердити у вашого бухгалтера.

Джерела: Податковий кодекс України (ст. 167, 181, 186, 193, 198; п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX); Закон України «Про зайнятість населення», ст. 39; Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування». Перевірено станом на 17.10.2026.