Нотаріальний переклад документів для іноземця: що перекладати і як засвідчити

Навіщо іноземцю переклад документів

Майже кожна процедура в Україні вимагає документів українською мовою. Паспорт громадянина Індії, Бангладеш чи Непалу, диплом, довідка з попереднього місця роботи, посвідчення водія — усе це для українського органу лише «іноземний документ», доки немає належно оформленого перекладу. Без нього заяву можуть не прийняти, а помилка в перекладі здатна затримати оформлення на тижні.

Переклад знадобиться, зокрема, для:

• дозволу на роботу — копії сторінок паспорта з перекладом українською;
• податкового номера — паспорт і його засвідчений переклад (не потрібен, якщо вже є посвідка; див. ІПН для іноземця);
• посвідки на проживання — див. гід з посвідки на проживання;
• визнання диплома — див. нострифікація диплома;
• обміну посвідчення водія — див. іноземне посвідчення водія в Україні.

«Нотаріальний переклад» — що це насправді

У побуті так називають переклад, засвідчений нотаріусом. Закон України «Про нотаріат» (ст. 79) передбачає два варіанти:

1. Засвідчення справжності підпису перекладача. Найпоширеніший варіант: кваліфікований перекладач робить переклад і підписує його в присутності нотаріуса, а нотаріус засвідчує, що підпис справді належить цьому перекладачеві. Перекладач подає документ, що посвідчує особу, і документ про свою кваліфікацію.
2. Засвідчення вірності перекладу. Якщо нотаріус сам володіє обома мовами, він може засвідчити вірність перекладу.

За межами України аналогічні дії вчиняють консульські установи України.

Як має виглядати правильний переклад

• Повний документ. Перекладається весь текст, включно з печатками, штампами й написами на полях. Пропущений штамп — типова причина повернення документів.
• Однакове написання імен. Ім'я та прізвище мають бути передані українською однаково в усіх документах: у перекладі паспорта, диплома, трудового договору, заявах. Різне написання (наприклад, «Мохаммад» і «Мухаммед») створює проблеми в податковій, банку й міграційній службі.
• Дати й номери. Номер паспорта, дати видачі й закінчення строку дії мають точно збігатися з оригіналом.
• Підшивка. Переклад зазвичай підшивається до копії документа, а нотаріальний напис робиться на останній сторінці.

Порада: зробіть одразу кілька примірників перекладу паспорта — він знадобиться в різних установах.

Апостиль і легалізація

Переклад підтверджує зміст документа, але не те, що документ справжній. Для офіційних документів, виданих за кордоном (дипломи, свідоцтва, довідки), часто потрібне ще й підтвердження походження:

• Апостиль — якщо країна, яка видала документ, є учасницею Гаазької конвенції 1961 року, як і Україна. Наприклад, Індія є учасницею конвенції.
• Консульська легалізація — якщо країна не є учасницею конвенції: документ послідовно засвідчують органи країни видачі та консульство України.

Апостиль або легалізацію роблять у країні, яка видала документ, — тому займатися цим варто до виїзду в Україну. Правильна послідовність: спершу апостиль (легалізація), потім переклад з усіма штампами, включно з апостилем.

Паспорт апостилювати не потрібно — апостиль ставлять на офіційні документи на кшталт дипломів чи свідоцтв.

Типові помилки

• переклад зроблено без печаток і штампів;
• ім'я в перекладі паспорта відрізняється від імені в дозволі на роботу чи трудовому договорі;
• апостиль не перекладено або поставлено вже після перекладу;
• переклад зроблено за старим паспортом, а заява подається за новим;
• документи перекладали різні перекладачі, і написання розійшлися.

Якщо паспорт змінився, перевірте, які документи доведеться оновити — про це на сторінці «Оновлення документів».

Як це організовує ASHA Ukraine

Ми допомагаємо кандидатам підготувати документи ще в країні походження: пояснюємо, що потрібно апостилювати, організовуємо переклади з однаковим написанням імен і стежимо, щоб пакет відповідав вимогам для дозволу на роботу та посвідки. Якщо документи потрібно оновити вже в Україні, допомагаємо з оновленням документів.

Джерела: Закон України «Про нотаріат», ст. 38, 79; Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України (глава 8 розділу II); Закон України «Про зайнятість населення», ст. 42-2; роз'яснення ДПС щодо реєстрації іноземців у Державному реєстрі фізичних осіб — платників податків; Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів (Гаага, 1961). Перевірено станом на 23.10.2026; вимоги конкретної установи уточнюйте перед поданням.